Hvordan du skriver tekst, som skal bruges af maskiner

Når en AI svarer forkert, skyldes det ikke altid modellen eller prompten. Nogle gange skyldes det, at vi har givet den uklare referencetekster at arbejde ud fra.

Når jeg underviser i at opsætte CustomGPT’er og agenter, ender vi hurtigt et andet sted end mange forventer. Folk tror ofte, at det svære er det tekniske. Hvilken model skal man vælge? Hvordan sætter man instruktionen op? Hvordan får man agenten til at kalde et værktøj, sende en mail, slå op i et dokument eller svare i den rigtige tone?

Det er selvfølgelig vigtigt. Men ret hurtigt viser der sig et mere jordnært problem: Hvad skal maskinen egentlig handle ud fra? Hvis en CustomGPT skal vejlede studerende, skal den – udover en prompt, der udpensler hvad vejledning er – have nogle tekster at vejlede ud fra. Hvis en intern AI-assistent skal svare personalet på spørgsmål, skal den kende regler, processer og undtagelser. Hvis en agent skal hjælpe med kundeservice, skal den kunne finde ud af, hvad der gælder i den konkrete situation. Og hvis en AI skal hjælpe en bruger med at træffe et valg, skal den have et materiale, hvor forskelle, betingelser og konsekvenser faktisk står klart. Det er her, referenceteksten bliver interessant.

En referencetekst er den tekst, som maskinen bruger som grundlag. Det kan være en FAQ, en studieordning, en supportartikel, en produktbeskrivelse, en intern proces, en politik, en manual eller en vejledning. Den slags tekster har altid haft menneskelige læsere. Men nu får de også maskinelle læsere. Det ændrer kravene til teksten.

Ikke fordi teksten skal være skrevet i kode. Ikke fordi den skal være kunstigt optimeret til en algoritme. Men fordi en tekst, der skal bruges af en maskine, skal være skrevet, så betydning, afgrænsning og handling kan udledes uden alt for meget gætteri.

Søgemaskiner, chatbots og agenter er alle maskinelle læsere

For få år siden kunne man nogenlunde skelne mellem søgemaskiner og AI-systemer. Søgemaskinen fandt sider. AI-systemet svarede. Den skelnen er blevet mindre klar. Søgemaskiner bruger i dag AI til at forstå indhold, rangere resultater, sammenfatte svar og vurdere relevans. Chatbots bruger søgning, dokumenter og retrieval til at finde grundlag for svar. Agenter går et skridt videre og forsøger at udføre handlinger på baggrund af den information, de finder. Derfor er det ikke længere nok at spørge: Kan teksten findes?

Man skal også spørge: Kan teksten forstås? Kan teksten bruges? Kan teksten omsættes til et svar, en anbefaling eller en handling? Det sidste er især vigtigt. En tekst kan godt være let at læse for et menneske og samtidig være dårlig som grundlag for en AI. Den kan være velformuleret, men uklar. Den kan være elegant, men upræcis. Den kan have en god tone, men mangle de konkrete oplysninger, der gør den anvendelig.

Når en AI skal bruge en tekst, er det ikke nok, at teksten “giver mening”, hvis man allerede kender sammenhængen. Den skal i højere grad kunne stå på egne ben.

Hvad er maskinvenlig referencetekst?

Maskinvenlig referencetekst er tekst, hvor betydning, afgrænsning og anvendelse er skrevet så tydeligt, at et AI-system kan bruge teksten uden at skulle gætte for meget.

Det betyder ikke, at teksten skal være grim, tør eller umenneskelig. Det betyder heller ikke, at alle tekster skal skrives som manualer.

Men hvis teksten skal bruges som grundlag for en CustomGPT, en chatbot, en agent eller en AI-baseret søgefunktion, bør den være mere præcis end den typiske organisations- eller marketingtekst.

En almindelig tekst kan godt leve med antydninger. En referencetekst bør skrive tingene ud.

En almindelig tekst kan godt variere begreber for sprogets skyld. En referencetekst bør bruge begreber konsekvent. En almindelig tekst kan godt gemme hovedpointen til sidst. En referencetekst bør ofte begynde med svaret.

Det er forskellen på tekst, der skal læses, og tekst, der også skal bruges.

God tekst for mennesker er ikke altid god tekst for maskiner

Der findes forfattere, som skriver på en måde, der kræver noget af læseren. Nassim Taleb er et oplagt eksempel med bøger som f.eks. ”Skin in the Game” eller ”The Black Swan”. Hans tekster kan være springende, polemiske, associative og til tider rodede. Det er en del af oplevelsen. Som læser bliver du nødt til at arbejde med teksten. Du skal forbinde pointer, tåle afstikkere og selv skabe noget af strukturen.

Det kan være godt for et menneske. Nogle gange lærer man netop noget, fordi teksten ikke serverer alt i den mest glatte rækkefølge.

Men en AI, der skal finde en regel, følge en procedure eller svare på et konkret spørgsmål, har ikke samme udbytte af den slags friktion. Her er rodet ikke lærende. Det bliver bare støj.

Det betyder ikke, at alle tekster skal være simple. Der er forskel på en tekst, der skal udvikle menneskers tænkning, og en tekst, der skal fungere som referencegrundlag. Et essay må gerne være undersøgende. En kronik må gerne have stil. En fagbog må gerne åbne en problemstilling gradvist.

Men en vejledning, en intern procedure, en FAQ eller en supporttekst har en anden opgave. Den skal hjælpe nogen med at finde ud af, hvad der gælder, hvad de skal gøre, og hvad der ikke må misforstås.

Referenceteksten som genre

Vi har brug for at tage referenceteksten mere alvorligt som genre. En referencetekst er ikke nødvendigvis spændende. Den skal heller ikke nødvendigvis overbevise, begejstre eller underholde. Dens primære opgave er at kunne bruges til at blive di Det gælder især, når teksten skal indgå i en AI-løsning.

Hvis du bygger en CustomGPT til undervisning, er det ikke nok at lægge en bunke slides, noter og gamle dokumenter ind og håbe på det bedste. Hvis materialet er uklart, vil assistenten ofte blive uklar. Hvis reglerne ligger spredt i forskellige formuleringer, vil assistenten nogle gange gætte. Hvis undtagelserne ikke er skrevet tydeligt, kan den komme til at svare alt for skråsikkert.

Det samme gælder agenter. En agent, der skal gøre noget, har brug for klare betingelser. Hvornår skal den handle? Hvornår skal den lade være? Hvad må den selv beslutte? Hvornår skal et menneske overtage?

Hvis den slags ikke står i referenceteksten, overlader man for meget til modellens varians.

Her er nogle af de principper, jeg selv vender tilbage til, når jeg arbejder med referencetekster til CustomGPT’er, assistenter og agenter.

1. Skriv opsummeringen først

Mange tekster bygger langsomt op til pointen. Det kan fungere fint i en artikel eller et oplæg. Men som referencetekst er det ofte en svaghed.

Hvis det vigtigste står langt nede i teksten, øger du risikoen for, at maskinen vægter baggrund højere end svar. AI-systemer arbejder ofte med uddrag, tekstbidder og sammenfatninger. Derfor bør hovedreglen, konklusionen eller svaret komme tidligt.

Skriv hellere:

Opgaven skal afleveres senest fredag kl. 12.00 i Wiseflow. For sen aflevering kræver dispensation.

End:

I forbindelse med den løbende planlægning af semesteret er det vigtigt at være opmærksom på de administrative procedurer omkring aflevering, herunder de frister, der fremgår af den relevante eksamensinformation.

Den sidste formulering lyder mere administrativ. Den første kan bruges.

Det betyder ikke, at man skal droppe baggrunden. Men baggrunden skal komme efter det, maskinen og brugeren først har brug for at vide.

2. Vis tydeligt, hvorfor teksten kan bruges som kilde

En AI skal kunne skelne mellem en løs kommentar og et autoritativt referencegrundlag.

Derfor må teksten gerne “blære sig” lidt. Ikke med tomme påstande, men med tydelig afsender, rolle og gyldighed.

Hvem har skrevet teksten?
Hvilket område gælder den for?
Hvornår er den opdateret?
Er den officiel, vejledende eller foreløbig?
Hvem har ansvar for den?

Det kan stå helt enkelt:

Denne vejledning er udarbejdet af det erfarne og dygtige underviserteam og gælder for 1. semester på PBA i e-handel, efteråret 2026.

Eller:

Denne tekst beskriver den gældende interne procedure for behandling af returvarer i kundeservice.

I SEO-sproget taler man ofte om ekspertise, erfaring, autoritet og troværdighed. I praksis handler det om noget ret konkret: Maskinen skal kunne se, hvilken status teksten har.

Hvis en tekst er skrevet af en fagperson, en underviser, en jurist, en produktspecialist eller en ansvarlig enhed, så skriv det. Hvis teksten gælder for en bestemt periode, målgruppe eller proces, så skriv det. Hvis der findes ældre versioner, så gør det tydeligt, hvilken version der er gældende.

Det hjælper ikke kun AI’en. Det hjælper også mennesker.

3. Brug faste begreber konsekvent

Menneskelige skribenter lærer ofte, at man skal variere sit sprog. Det kan være rigtigt i mange sammenhænge. Men i referencetekster kan variation skabe problemer. Hvis du først skriver “kunden”, derefter “brugeren”, senere “modtageren” og til sidst “personen”, kan et menneske ofte regne ud, at du mener det samme. En AI kan også ofte regne det ud. Men risikoen for fejl stiger, især hvis teksten handler om regler, ansvar eller processer.

Hvis du mener det samme, så brug samme ord. Hvis du mener noget forskelligt, så definér forskellen.

For eksempel:

I denne vejledning betyder “deltager” en person, der er tilmeldt kurset. “Underviser” betyder den person, der afholder kurset. “Administrator” betyder den person, der håndterer tilmelding, fravær og kursusbeviser.

Det kan virke lidt tungt. Men det gør teksten stabil.

Det samme gælder forkortelser, systemnavne og interne begreber. Hvis du skriver “Moodle”, “læringsplatformen” og “kursusrummet” om samme sted, bør du overveje, om det faktisk hjælper teksten. I en referencetekst er det ofte bedre at skrive “Moodle” hver gang.

. Skriv regler, grænser og undtagelser ud

Mange tekster bruger formuleringer som:

som udgangspunkt
normalt
i relevant omfang
efter behov
i særlige tilfælde
efter en konkret vurdering

Det er ikke forbudte formuleringer. Nogle gange er de nødvendige. Men hvis de står alene, er de dårlige som referencegrundlag.

En AI kan ikke vide, hvad “særlige tilfælde” betyder, hvis teksten ikke forklarer det. Den kan heller ikke vide, hvem der må foretage “en konkret vurdering”, eller hvilke kriterier vurderingen skal bygge på.

Skriv derfor regler og undtagelser mere direkte:

Fristen kan normalt ikke forlænges. Undtagelse kan gives ved dokumenteret sygdom. Dispensation gives af studieadministrationen.

Eller:

Kundeservice må refundere beløb op til 500 kr. uden ledergodkendelse. Beløb over 500 kr. kræver godkendelse fra teamleder.

Det er ikke elegant. Men det er brugbart.

Når en AI svarer forkert, skyldes det nogle gange modellen. Men det skyldes også ofte, at reglerne i kildeteksten er formuleret, så de kræver lokal viden, organisatorisk mavefornemmelse eller menneskelig fortolkning. Den slags skal man ikke overlade til en maskine uden at have tænkt sig om.

5. Gør handlinger konkrete

Hvis en tekst skal bruges af en agent, er handlingsdelen særlig vigtig. En chatbot kan nøjes med at svare. En agent skal måske gøre noget. Den skal sende noget, oprette noget, foreslå noget, klassificere noget eller flytte en sag videre. Derfor skal teksten gøre handlinger tydelige.

Hvem skal gøre hvad?
Hvornår skal det ske?
Hvor skal det ske?
Hvad er input?
Hvad er output?
Hvornår skal sagen sendes videre?

Skriv ikke kun:

Returnering håndteres efter gældende procedure.

Skriv hellere:

Hvis kunden ønsker at returnere en vare, skal kundeservice sende et returlink via ordresystemet. Kunden har 14 dage til at bruge linket. Når varen er modtaget, refunderes beløbet til den oprindelige betalingsmetode.

Den sidste tekst giver maskinen noget at arbejde med. Den beskriver aktør, situation, handling, system, tidsfrist og resultat.

Det er især vigtigt i agentarbejde. En agent uden klare grænser kan enten blive for passiv eller for aktiv. Begge dele er et problem. Den skal vide, hvornår den må handle, og hvornår den skal spørge et menneske.

6. Opdel teksten i selvstændige tekststykker

AI-systemer bruger ofte tekst i bidder. De læser ikke nødvendigvis et helt dokument fra start til slut på samme måde som et menneske. De finder relevante passager, trækker dem ind i en kontekst og bruger dem til at danne et svar.

Derfor bør vigtige tekststykker kunne forstås nogenlunde selvstændigt.

Et afsnit som dette er problematisk:

Dette gælder også i de nævnte tilfælde, medmindre andet er aftalt.

Hvad er “dette”? Hvilke tilfælde? Aftalt med hvem?

Et mere maskinvenligt afsnit gentager de nødvendige oplysninger:

Reglen om 14 dages returret gælder også for nedsatte varer, medmindre kunden ved køb tydeligt er blevet informeret om, at varen ikke kan returneres.

Det kan føles gentagende. Men gentagelse er ikke altid dårlig stil. I referencetekster kan gentagelse være en måde at gøre teksten mere præcis på.

Man skal ikke gentage alt. Men man bør gentage de begreber, der gør afsnittet forståeligt uden at kræve for meget kontekst.

7. Brug spørgsmål og svar

Q&A-formatet er ofte velegnet til AI-assistenter, fordi brugere netop stiller spørgsmål.

Kan jeg aflevere efter fristen?
Nej. Du kan kun aflevere efter fristen, hvis du har fået dispensation.

Det er let for både menneske og maskine at bruge.

Q&A fungerer især godt til kundeservice, studieadministration, HR, IT-support og interne vejledninger. Det gør det lettere at matche brugerens spørgsmål med en relevant passage i referenceteksten.

Men Q&A er ikke altid den bedste form. Hvis teksten beskriver en proces, er trin ofte bedre. Hvis teksten sammenligner muligheder, er en tabel ofte bedre. Hvis teksten definerer begreber, kan et lille begrebsafsnit være bedre.

Pointen er ikke, at alt skal laves til FAQ. Pointen er, at formen skal passe til den måde, teksten skal bruges på.

8. Brug lister og tabeller, når noget skal følges eller sammenlignes

Lister og tabeller er ofte undervurderede i referencetekster.

En nummereret liste er god, når rækkefølgen betyder noget:

1. Kunden udfylder returformularen.
2. Kundeservice godkender returneringen.
3. Systemet sender returlabel.
4. Kunden sender varen retur.
5. Beløbet refunderes, når varen er modtaget.

En tabel er god, når der skal skelnes mellem situationer:

Det er ikke fordi tabeller er magiske. De virker, fordi relationerne bliver tydelige. Situation, handling og ansvar står på samme linje. Det gør det lettere at sammenligne, klassificere og vælge.

For mennesker giver det overblik. For maskiner giver det struktur.

9. Fjern pæn uklarhed

Mange organisationstekster er fulde af venlige, pæne og næsten tomme formuleringer.

Vi bestræber os på at hjælpe hurtigst muligt.
Vi arbejder løbende på at sikre en god proces.
Det vurderes konkret i den enkelte sag.
Vi tager udgangspunkt i brugerens behov.
Vi sikrer en smidig håndtering.

Det kan lyde fint. Men hvis teksten skal bruges som reference, er det ofte for uklart.

Hvad betyder hurtigst muligt?
Hvem vurderer sagen?
Hvilke behov?
Hvad er en smidig håndtering?

Man behøver ikke fjerne al venlighed. Men man bør supplere med konkrete oplysninger:

Kundeservice svarer normalt inden for 2 hverdage. Hvis sagen kræver teknisk vurdering, kan svartiden være op til 7 hverdage.

Eller:

Sagen vurderes af teamleder. Teamleder skal lægge vægt på dokumentation, tidligere henvendelser og beløbets størrelse.

Det er den slags oplysninger, der gør teksten anvendelig.

Pæn uklarhed er især farlig, fordi den kan få en tekst til at virke færdig. Den lyder professionel. Den glider let. Men når nogen skal bruge teksten til at træffe en beslutning, mangler den indhold.

Det gælder både mennesker og maskiner.

Maskinvenlig tekst er ikke det samme som dårlig tekst

Der er en risiko for, at “maskinvenlig tekst” kommer til at lyde som en opfordring til at skrive grimt, fladt og mekanisk. Det er ikke min pointe.

Pointen er, at forskellige tekster har forskellige opgaver. En debatartikel må gerne være skarp. En fagtekst må gerne være undersøgende. En bog må gerne have stil, rytme og overraskelser. Men en referencetekst, som en AI skal bruge til at svare eller handle, skal først og fremmest være præcis.

Derfor er det ikke altid et problem, at referencetekster er lidt kedelige. Kedelighed kan være en kvalitet, hvis alternativet er uklarhed. Det afgørende er, at teksten gør sit arbejde.

Hvis en CustomGPT skal hjælpe studerende, skal den kunne vide hvordan et fagudtryk bruges rigtigt og forkert. Hvis en agent skal hjælpe med en proces, skal den kende næste skridt. Hvis en AI-assistent skal støtte personalet, skal den kunne skelne mellem vejledning, krav og undtagelser. Det kræver ikke kun god teknologi. Det kræver gode tekster.

Når AI’en gætter, er teksten ofte en del af problemet

Det er let at give modellen skylden, når en AI svarer forkert. Og nogle gange er det modellen, der er problemet. Men i mit arbejde med CustomGPT’er og agenter er der en anden erfaring, der bliver ved med at vende tilbage: AI’en gætter ofte, fordi vi har givet den noget uklart at gætte ud fra.

Vi har skrevet reglerne for implicit.
Vi har brugt for mange forskellige begreber.
Vi har gemt hovedpointen.
Vi har ikke forklaret undtagelserne.
Vi har blandet vejledning og krav sammen.
Vi har skrevet pænt, men upræcist.

Når vi begynder at bruge AI-systemer i undervisning, support, administration og vidensarbejde, bliver tekstkvalitet derfor mere praktisk vigtig. Ikke tekstkvalitet forstået som flotte formuleringer, men som præcision, struktur og anvendelighed.

Hvis vi vil have maskiner til at handle fornuftigt ud fra vores viden, må vi skrive den viden, så den faktisk kan bruges.

Vi laver journalistik om AI, fordi udviklingen går hurtigere end den offentlige samtale.

På AI Portalen forsøger vi at skabe overblik, perspektiv og kritisk indsigt i en teknologi, der allerede former alt fra arbejdsmarkedet til demokratiet — ofte uden at nogen bremser op og forklarer, hvad der foregår.

Hvis vores artikler hjælper dig med at forstå AI lidt bedre, så overvej at støtte arbejdet.

Et medlemskab gør én ting mulig: at vi kan blive ved med at undersøge, dokumentere og forklare, hvordan AI påvirker Danmark — uden investorer, uden PR-interesser og uden at jage hype.

Bliv medlem og vær med til at styrke uafhængig journalistik om AI.